De vereniging draagt de naam: International Virtual Aviation Organisation, afgekort als :IVAO
IVAO is een Belgische VzW gevestigd aan de Werfstraat 89, 1570 Galmaarden, België en valt onder het gerechtelijk arrondissement van Halle Vilvoorde Brussel. Slechts de algemene vergadering kan overgaan tot een verplaatsing met inachtneming van de regels zoals is vereist voor een wijziging van de statuten. De laatste versie van het goedgekeurde Huishoudelijk Reglement bevindt zich op de zetel van de NPO en dient te worden beschouwd als een integraal onderdeel van de Statuten.
De vereniging heeft als doel het samen laten komen van mensen met een algemeen gedeelde interesse in luchtvaart en luchtverkeersleiding en met name simulatie hiervan. Dit wordt gerealiseerd door middel van PC’s, lokale netwerken en het internet. Daarnaast zal ook informatie, educatief materiaal en software ter beschikking gesteld worden. Activiteiten zullen zowel lokaal als door middel van het internet georganiseerd worden. Er kunnen ook incidenteel activiteiten, waaronder handelsactiviteiten, plaatsvinden om dit doel te bevorderen maar onder de voorwaarde dat de omzet van deze activiteiten wordt gespendeerd aan het doel waarvoor de vereniging is opgericht. Neem nog de volgende passage op: De vereniging streeft een belangeloos doel na en keert, op straffe van nietigheid, rechtstreeks noch onrechtstreeks enig vermogensvoordeel uit aan de oprichters, de leden, de bestuurders of enig ander persoon, behalve in dit laatste geval, voor het in de statuten bepaald belangeloos doel.
De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur maar kan op ieder moment worden ontbonden.
a. effectieve leden
b. toegetreden leden
c. ereleden
2. Een volledig lidmaatschap inclusief stemrecht bij de algemene vergadering is exclusief voor effectieve leden. Effectieve leden zijn leden die de statuten zoals ingediend bij oprichting hebben ondertekend en leden waarvan de naam wordt vermeld in het ledenregister gehouden aan de statutaire zetel van de vereniging.
3. Toegetreden leden nemen slechts deel aan de activiteiten van de VZW. Ze hebben geen stemrecht bij de algemene vergadering.
4. Ereleden zijn vrijgesteld van de verplichte contributie voor lidmaatschap en hebben wel stemrecht bij de algemene vergadering. Ze worden verkozen door de algemene vergadering bij gewone meerderheid op basis van voordracht door het bestuur of een lid.
a. de vereniging verlaat (vertrek);
b. wordt verwijderd uit de vereniging, vastgelegd in Artikel 8 van de statuten;
c. komt te overlijden;
d. niet langer rechtsbevoegdheid heeft met betrekking tot een rechtspersoon;
e. contributie niet heeft betaald, verder vastgelegd in Artikel 3 van het huishoudelijk reglement.
2. Ieder lid kan op ieder moment de vereniging verlaten. Een vrijwillig vertrekkend lid moet dit schriftelijk melden bij het bestuursorgaan.
3. Vertrekkende of verwijderde leden en hun wettelijke opvolgers hebben geen aandeel in eigendommen van de vereniging en kunnen om deze reden nooit aanspraak maken op terugbetaling of compensatie voor betaalde contributie of stortingen. Eigendommen van de vereniging dienen geretourneerd te worden aan de vereniging of vergoed worden overeenkomstig de waarde.
4. Het minimale aantal Effective Members mag niet kleiner zijn dan 2 (twee).
a. het lidmaatschap wordt beëindigd met instemming door een tweederde meerderheid van de aanwezige leden.
b. inactief is door: niet in ‘persoon’ of via volmacht aanwezig te zijn tijdens drie opeenvolgende Algemene Vergaderingen of een inactief account op het netwerk te hebben.
c. Het lidmaatschap wordt beëindigd indien een lid: besluit zich aan te sluiten bij het management van VATSIM, POSCON, Pilot Edges of Rotate of invloed op hun management kan gaan uitoefenen.
2. De algemene vergadering beslist over beëindiging door middel van stemmen behalve in het geval van Artikel 8(1)(b) en Artikel 8(1)(c) waarbij wanneer de grens is bereikt beëindiging per direct plaatsvindt na berichtgeving aan het lid in kwestie.
3. Ieder effectief lid heeft het recht een motie in te dienen. De motie voor beëindiging moet samen met reden van beëindiging bekend worden gemaakt aan het lid in kwestie. Het lid in kwestie wordt gevraagd binnen twee weken een reactie te geven op de motie.
4. Om te stemmen over het voorstel om een lid te ontslaan, moet tweederde van alle effectieve leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. De Algemene Vergadering besluit dan met een tweederde meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde effectieve leden.
5. De beëindiging van het lidmaatschap gaat in op het moment van bekendmaking aan het lid in kwestie.
6. Het besluit wordt schriftelijk via een digitaal bericht met het lid gecommuniceerd.
Organen van de vereniging zijn:
De leden van de organen werken op vrijwillige basis.
a. Benoeming en afzetting van de bestuursorgaan;
b. Benoeming en afzetting van de commissarissen en daar waar bezoldiging wordt toegekend, bepaling van hun bezoldiging;
c. Kwijting aan de bestuursleden en commissarissen - goedkeuring van de begroting en de rekeningen;
d. De omzetting van de vzw in een coöperatieve vennootschap erkend als sociale onderneming of in een erkende sociale coöperatieve vennootschap;
e. Ontslag van de bestuursorgaan;
f. Wijzigingen aanbrengen in de statuten;
g. Goedkeuring van de jaarrekening van het bestuursorgaan;
h. Goedkeuring van de plannen voor de begroting als ingediend door de bestuursorgaan;
i. Het instellen van de vordering van de vereniging tegen het Dagelijks Bestuur en het bestuursorgaan.
j. Een inbreng om niet van een algemeenheid te doen of te aanvaarden.
k. De uitsluiting van een Effectief Lid.
l. Ontbinding van de vereniging;
m. Alle andere zaken die op wettelijke basis of op basis van deze statuten vereist zijn.
a. Voorzitter;
b. Vicevoorzitter;
c. Secretaris;
d. Assistent secretaris, indien nodig;
e. Penningmeester;
f. Assistent penningmeester, indien nodig;
g. IT-Officer (ITO);
h. Assistent IT-Officer (ITO), indien nodig;
i. Data Protection Officer (DPO);
j. Assistent Data Protection Officer (DPO), indien nodig;
k. PR-Officer (PRO);
l. Assistent PR-Officer (PRO), indien nodig;
2. Taken:
a. Algemene bevoegdheid
i. Uitvoering van de taken van de vereniging;
ii. Vertegenwoordiging van de vereniging in alle gerechtelijke en buitengerechtelijke rechtszaken;
b. Specifieke bevoegdheid
i. Het organiseren van de algemene vergadering wanneer een vijfde van de effectieve leden hiervoor een verzoek doet;
ii. Het opnemen en wijzigen van de agenda indien getekend door een twintigste van de effectieve leden;
3. Het bestuursorgaan benoemt en ontslaat de leden van het bestuursorgaan bij een gewone meerderheid;
4. Het bestuursorgaan is verantwoordelijk voor de leiding en het beheer van de vereniging. Daarnaast is het bestuursorgaan verantwoordelijk voor alle taken die niet zijn toegewezen aan een ander orgaan van de vereniging volgens de statuten, het reglement of het huishoudelijk reglement;
5. Het bestuursorgaan kan commissies vormen;
6. Een persoonlijke relatie tussen de afzonderlijke Bestuurders van het bestuursorgaan is niet toegestaan;
7. Naast alle rechten voorbehouden aan het Bestuursorgaan, heeft het Bestuursorgaan binnen het operationele deel van het netwerk dezelfde rechten als die van het Dagelijks Bestuur. Het bestuursorgaan oefent deze gedelegeerde taken niet uit, maar kan het mandaat van een lid van het Dagelijks Bestuur op elk moment stopzetten, indien zij dit nodig acht, met een gewone meerderheid.
8. De taken van de afzonderlijke bestuurders onder Artikel 12(1) zijn vastgelegd in Artikel 2 van het huishoudelijk reglement.
a. Bestuurders worden gekozen bij een gewone meerderheid tijdens een algemene vergadering. Dit volgt op een aanmeldingsprocedure waarbij de algemene vergadering 15 dagen de tijd wordt gegeven om kandidaten te horen alvorens over te gaan tot een gewone meerderheid. Coöptatie door het bestuursorgaan is niet toegelaten;
b. Bestuurdersfuncties worden gekozen op basis van een rotatiesysteem om een overlapping van twee mandaten mogelijk te maken. De zittingsperiode van een bestuurder is een maximum van twee jaren en herverkiezing is mogelijk (zij die halverwege een termijn gekozen zijn voor een bestuurdersfunctie vervullen deze functie voor de verdere duur van het betreffende functie mandaat welke minder dan twee jaar zal zijn) en eindigt altijd op 30 november;
c. Het aantal bestuurders moet altijd minder zijn dan het aantal van de vereniging maar ten minste 3 of ten minste 2 wanneer de vereniging slechts 4 effectieve leden telt;
d. Een bestuurder mag geen DIR/ADIR (Hoofdkantoor of anders), EXA of EXEC functie binnen het netwerk bekleden.
e. Bestuurders zijn niet verplicht om een effectief lid te zijn van de vereniging.
2. Taken:
a. De bestuursorgaan is verantwoordelijk voor de strategische leiding van IVAO en wordt daarmee onder andere het vaststellen van het aantal en de activiteiten van de afdelingen van het hoofdkantoor toevertrouwt;
b. Moties waarover het bestuursorgaan heeft gestemd, kunnen alleen worden vernietigd door een andere motie van het bestuursorgaan;
c. De algemene taken van de bestuursorgaan zijn:
i.De voorbereiding van de concept begroting en mogelijke aanvullingen;
ii. De presentatie van jaarlijkse rapporten voor de algemene vergadering;
iii. Benoeming en ontslag van leden van het bestuursorgaan bij een gewone meerderheid;
iv. Beslissen over contributies, aanmeldingskosten en kosten voor bijzondere gelegenheden;
v. Verkiezing van leden van het dagelijks bestuur bij een gewone meerderheid;
vi. Opmaak van, wijzigingen in en verwijderingen uit het huishoudelijk reglement.
3. Einde termijn
a. Het mandaat voor een bestuurdersfunctie duurt twee jaren (bestuurders die gedurende een termijn gekozen worden zitten een kortere periode);
b. Bij vrijwillig ontslag eindigt de ambtstermijn onmiddellijk. Het ontslag dient te worden ingediend via een elektronisch bericht aan vzw@ivao.aero, gericht aan de voorzitter en de secretaris;
c. In het geval van ontslag door de algemene vergadering eindigt de zittingsperiode gelijktijdig met de bekendmaking van het resultaat;
d. In alle gevallen, ook na het einde van een termijn, blijft de bestuurder in zijn functie totdat er een nieuwe bestuurder is gekozen, maar alleen wanneer dit resulteert in een beneden het minimum aantal leden vereist voor de bestuursorgaan.
De adviesraad is een raad bestaande uit door de bestuursorgaan verkozen mensen om hen te adviseren, voornamelijk over maar niet gelimiteerd tot juridische, financiële en procedurele kwesties. De adviesraad heeft geen juridische functie en haar advies hoeft niet opgevolgd te worden door de bestuursorgaan omdat zij algemeen juridische verantwoordelijkheid draagt. De adviesraad is vastgelegd in Artikel 10 van het huishoudelijk reglement.
Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot en met 31 december. De bestuursorgaan maakt de jaarrekening over het afgelopen boekjaar en de begroting voor het aankomende boekjaar op. Beide worden aan de algemene vergadering gepresenteerd ter goedkeuring, deze wordt ieder jaar binnen zes maanden na einde boekjaar gehouden.
Een wijziging van de statuten is alleen mogelijk wanneer deze wijziging(en) volledig in detail zijn benoemd op de agenda en wanneer 2/3 van de effectieve leden zijn vertegenwoordigd bij de vergadering en waarvan 4/5 instemt met de voorgestelde wijzigingen. Wanneer dit aantal niet bereikt wordt dan kan er een tweede vergadering worden georganiseerd opdat de vergadering een geldig besluit kan nemen, ongeacht het aantal aanwezige leden. Deze tweede vergadering kan niet worden gehouden binnen vijftien kalenderdagen na aanvang van de eerste vergadering. Voor iedere wijziging van de statuten is een 2/3 meerderheid van de vertegenwoordigde stemmen vereist. Een wijziging van het doel van de vereniging is slechts mogelijk met een meerderheid van 4/5 van de vertegenwoordigde stemmen.
Behalve in het geval van gerechtelijke ontbinding en wettelijke ontbinding, kan alleen de algemene vergadering besluiten om over te gaan tot ontbinding wanneer 2/3 van de leden aanwezig zijn of vertegenwoordigd bij de algemene vergadering en daarnaast 4/5 meerderheid akkoord gaat met vrijwillige ontbinding van de vereniging. De voordracht voor vrijwillige ontbinding van de vereniging moet expliciet vermeld zijn op de agenda van de algemene vergadering. Wanneer 2/3 van de leden niet aanwezig zijn of vertegenwoordigd zijn bij de algemene vergadering dan zal een tweede algemene vergadering georganiseerd worden voor een geldige beraadslaging ongeacht het aantal aanwezige leden of vertegenwoordigde leden, maar onder voorbehoud van het vinden van een 4/5 meerderheid voor instemming met vrijwillige ontbinding van de vereniging. In het geval van vrijwillige ontbinding benoemt de algemene vergadering, of bij nalaten, de rechter, een of meer vereffenaaren. De algemene vergadering bepaalt ook hun bevoegdheid en voorwaarden voor schikking. Het vermogen, na controle van verplichtingen, zal worden overgemaakt naar een vereniging zonder winstoogmerk. Voor het besluit van ontbinding worden de benoeming en het ontslag van de vereffenaaren voorgelegd bij de ondernemingsrechtbank. Binnen 30 dagen na de verklaring van het besluit van ontbinding dienen de benoeming en ontslag van de vereffenaaren bekend gemaakt te worden in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Voor alles waarin niet wordt voorzien door middel van deze statuten blijft de wet van 23 maart 2019 betreffende het wetboek vennootschappen en verenigingen.
¹ = Een gewone brief of elektronisch schrijven